Во-первых, это документы водителя. Прежде всего, у водителя должно быть удостоверение, дающее ему право на управление транспортным средством (водительское удостоверение). При транспортировке грузов, требующих специальное разрешение, на товар должна выдаваться специальная лицензия, а у водителя должна быть лицензионная карточка или свидетельство о допуске, дающая ему право перевозки. При перевозке негабаритных грузов, в ГИБДД должны быть оформлены соответствующие разрешительные документы. Водитель также должен иметь при себе документ, позволяющий ему осуществлять негабаритные перевозки.

В том случае, если водитель не является владельцем того транспортного средства, на котором он будет осуществлять перевозку, ему необходимо оформить доверенность от владельца на право управления транспортным средством. Кроме того, рекомендуется водителю иметь при себе копию трудового договора, в котором будет указано, что он является наемным работником, а не частным предпринимателем, осуществляющим свою деятельность без лицензии. Если вы хотите, чтобы ваш груз сопровождал экспедитор, то с ним также необходимо будет заключить договор, который обязательно должен находиться при нем во время поездки.

Затем необходимо будет собрать документы на транспортное средство, на котором будет осуществляться перевозка. К основным видам документов относится паспорт на транспортное средство, талон о прохождении технического осмотра, а также страховой полис. Кроме этого, водителю обязательно иметь при себе путевой лист, который должен быть оформлен стороной, отправляющей груз, в случае самостоятельной перевозки, либо оформленный в бухгалтерии транспортной компании. Наличие путевого листа дает возможность осуществлять контроль за работой как самого водителя, так и автомобиля.

Одним из самых важных документов, выдаваемых на транспортное средство, осуществляющее грузоперевозки, является путевой лист. Один путевой лист выдается на каждое транспортное средство сроком на один месяц, в котором указана точная дата начала и конца его действия. Водитель предъявляет отправителю товара путевой лист вместе со всеми водительскими документами, в котором делается пометка с указанием точного времени, когда автомобиль был подан для погрузки.

В путевом листе содержится целый ряд сведений как об автомобиле и его пробеге, так и о самом водителе. Перед началом рейса, равно как и в конце него, обязательным является прохождение медицинского осмотра, сведения о котором заносятся в путевой лист. Также в нем содержатся сведения о расходах на горюче-смазочные материалы, расход которых в крупных транспортных компаниях очень велик. Для этого в документ заносятся показания километража перед началом рейса, а также в конце него, при этом обязательно должен быть расписан маршрут, время выезда и возвращения в гараж или на стоянку.

Ни одна перевозка товара не может быть осуществлена без наличия в пакете документов товарно-транспортной накладной, которая подтверждает осуществление сделки между поставщиком, доставлявшим товар, и покупателем, который этот товар получил. Накладная включает в себя два раздела. В товарном разделе отражается осуществление акта купли-продажи между отправителем и получателем. Также он является основанием для списания груза, который находился на складе у отправителя и принятия его у получателя.

В транспортном разделе накладной оформлены отношения между отправителем и грузоперевозчиком. Здесь производится расчет стоимости услуг перевозчика, а также в нем учитываются все виды транспортных работ.

Данный вид накладной рассчитан на один перевоз товара, каждое поле подлежит заполнению, в пустых графах ставят прочерк. Если в одном автомобиле перевозятся грузы для разных получателей, то каждая партия должна сопровождаться своей накладной.

Заполняется товарно-транспортная накладная в 4-х экземплярах. Первый оставляет себе отправитель груза, т.к. данный документ является основанием для списания груза со склада. При погрузке целостность упаковки, а также самого груза может быть нарушена, поэтому эти сведения подлежат занесению в накладную, а их достоверность заверяется самим отправителем. Остальные экземпляры накладной находятся у водителя, они обязательно должны быть заверены печатью и подписью отправителя, также в них должна стоять подпись водителя. Один из этих экземпляров водитель вручает получателю груза при сдаче ему товара. В пути товар может быть поврежден или утрачена его часть, поэтому в таком случае получатель составляет соответствующий акт, а в накладной делается отметка об этом. Оставшиеся два экземпляра передают в бухгалтерию транспортной организации.

В тех случаях, когда покупатель самостоятельно забирает со склада поставщика товар, товарно-транспортная накладная не оформляется. В этом случае составляют просто товарную накладную, в которой отражается факт продажи товара.

Для транспортировки некоторых видов груза также необходимо оформлять специальные документы. Для перевозки продуктов питания необходимо иметь сертификат или удостоверение соответствия качества товара. Если груз относится к категории скоропортящихся товаров, то должны быть документы, в котором отражены проверки температуры воздуха в кузове, а также температуры самих продуктов. Такой документ оформляется владельцем транспортного средства или же экспедитором.Перевозка живых животных должна сопровождаться ветеринарным свидетельством и карантинным сертификатом. Также необходим санитарный паспорт на автомобиль, который выдается Государственным санитарно-эпидемиологическим надзором.

При осуществлении любого вида перевозки необходимо собрать полный пакет правильно оформленных документов. Это в значительной мере поможет облегчить процесс доставки товара от отправителя к получателю. При ненадлежащем оформлении всех документов, экспедитор, который должен сопровождать груз, имеет право отказаться от его сопровождения.